Wenn ein Projekt stockt

In der «Wildnis des Dschungels» das Ziel finden

«Projekte in Kirchen und Nonprofit-Organisationen bleiben ab und zu in der Wildnis des Dschungels stecken.» Der Autor, selbst aktiver Coach, gibt einen Tipp, wie sich dies mit einer einfachen Massnahme oft vermeiden lässt.

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie sind in der Wildnis des Dschungels unterwegs. Wegweiser hat es keine. Dank einer Landkarte finden Sie sich im Labyrinth der Wege zurecht. Wenn Sie die Karte verlieren, dann sind Sie in der Wildnis verloren. Sie finden den Weg nicht mehr, obwohl Sie Ihr Ziel kennen.

Auch als Coach und Kommunikationsberater erlebe ich immer wieder, dass Teams unterwegs stecken bleiben und das Ziel nicht erreichen. In solchen Situationen erhalte ich jeweils einen «Hilferuf aus dem Dschungel». Wenn ich dann vor Ort eintreffe, ähneln sich die Situationen oft.

Landkarte in den Köpfen

Viele Teams sind ohne Landkarte unterwegs. Jeder im Team hat «die Karte im Kopf» und glaubt den Weg zu kennen. Wenn ich die Leute im Dschungel nach dem Ziel frage, dann zeigt jeder im Team in eine andere Richtung.

Wer für seine Projekte keine verbindliche Aufgabenliste erstellt, der ist mit seinem Team ohne Landkarte unterwegs. Er kennt sein Ziel und findet den Weg trotzdem nicht. Aufgaben werden in einem Team nicht oder nur zum Teil erledigt. Jeder hat das Gefühl, dass andere für die Ausführung zuständig sind (Team = Toll ein anderer macht's). Unter Umständen ist dadurch die Umsetzung des ganzen Projektes gefährdet.

Für die erfolgreiche Umsetzung der Projekte ist eine To-Do-Liste matchentscheidend. Oft genügt eine einfache Excel-Liste mit folgenden Spalten:

Was? - Was muss getan werden?
Wer? - Wer macht es?
Bis wann? - Bis wann muss es gemacht sein?
Erledigt? - Wurde Aufgabe erledigt (ja/nein)?
Bemerkungen? - Bei grösseren Projekten ist diese Spalte sehr hilfreich.

Führen Sie bei komplexen Aufgaben jeden einzelnen Schritt und die zuständige Person auf einer separaten Zeile auf. An regelmässigen Meetings mit allen Beteiligten kontrolliert die für das Gesamtprojekt verantwortliche Person, welche Punkte erledigt oder noch offen sind.

Last, but not least: Wenn Sie als Leiter ein Ziel erreichen wollen, dann organisieren Sie sich nicht nur eine To-Do-Liste als Landkarte. Legen Sie zudem «Route und Marschtempo» mit Ihrem Team gemeinsam fest. Die Erfahrung zeigt: Die Chance für eine erfolgreiche Umsetzung steigt massiv, wenn ein Projekt nicht nur «Ihr» Projekt ist, sondern zu einem Projekt des gesamten Teams wird.

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